Het kampeerterrein Gilwell Ada's Hoeve is sinds 1923 in het bezit van Scouting Nederland. Bezitten is mooi maar om het mooi en geschikt te houden voor scoutingkamperen moet er heel wat gebeuren!
Sinds 2000 werken we op Gilwell Ada's Hoeve met een grote groep vrijwilligers - bestaande uit het beheerteam, het kampstafteam en het klusteam - die kamperen op z'n scouts belangrijk vinden. Een ieder steekt daar veel vrije tijd in.
Het beheerteam bestaat uit de teamleider, de beheerder, de coördinator bos- en terreinbeheer, de coördinator opstallen en materiaal, de coördinator kampstaf en activiteiten, de penningmeester en budgetbewaker en de coördinator PR en Secretariaat. Het voordeel van het werken in en met een team is dat niet alle expertise in één hand en hoofd zit en verdwijnt op het moment dat een persoon weggaat. De taken zijn verdeeld en bij onvoorziene omstandigheden vangen we elkaars taak op. Het beheerteam is maandelijks bij elkaar om beleid te bepalen en om uitvoering van de werkzaamheden te begeleiden en om de lopende zaken in de gaten te houden. Daarnaast is er overleg in het landelijk team kampeerterreinen en in de zogenaamde labelterreinen.
Beheerder
De beheerder woont op het terrein om - na het in orde maken van de reserveringen - scouts en ook niet-scouts te kunnen ontvangen en wegwijs te maken op het 45 hectare grote terrein. Tijdens het kampeerseizoen (vanaf het Paasweekend tot en met de Herfstvakantie) is er ieder weekend en gedurende de zomerweken kampstaf die de groepen en andere gasten welkom heten.
Penningmeester en Budgetbewaker
De penningmeester en budgetbewaker zorgt ervoor dat de plannen jaarlijks kunnen worden uitgevoerd. Hij telt alle inkomsten (van het kamperen) op en kijkt of de geplande kosten die nodig zijn voor het uitvoeren van de plannen ook kunnen betalen. En anders moeten er andere wegen worden gevonden om de de kosten te kunnen betalen. Stevige kostenposten worden veroorzaakt door door de wet opgelegde ontwikkelingen, zoals de nieuwe riolering
PR en Secretariaat
De coördinator PR en secretariaat zorgt ervoor dat we iedereen vertellen dat het goed toeven is op Ada's Hoeve en wat er allemaal te doen is. Dit kan via folder, de Scouting bladen en de internetsite. Bij dat laatste wordt de coördinator ondersteund door een webteam. Tenslotte voert de coördinator het secretariaat en de ledenadministratie.
Bos- en Terreinbeheer
De coördinator bos- en terreinbeheer heeft een plan gemaakt waarin staat hoe het bos wordt onderhouden. Soms moeten bomen omgezaagd worden om meer licht te krijgen op de velden zodat het gras beter groeit en ook de struiken, zodat je kunt kamperen op een beschut veld. Dat zagen gebeurt door veel klussers tijdens de zogenaamde winterwerkdagen. Zo komt het ook dat er hout is voor een kook- of kampvuur op iedere kampvuurplaats.
Opstallen en Materiaal
De coördinator opstallen en materiaal heeft een plan gemaakt waarin staat wanneer welke gebouwen geschilderd moeten worden of dat er een nieuw toiletgebouw moet komen. Vooral in de winterperiode zijn veel klussers bezig om allerlei onderhoud te plegen in en om de gebouwen, zodat douchen of in een trekkershut bivakkeren mogelijk is.
Kampstaf en Activiteiten
De coördinator kampstaf en activiteiten zorgt ervoor dat er kampstaf is en verzorgt twee keer per jaar een dag waarin de kampstaf zijn kampstafvaardigheden traint. Ook zijn er mensen in deze groep die zorgen voor het ontwikkelen en onderhouden van materialen en het begeleiden (tijdens het seizoen) van een aantal activiteiten, zoals boogschieten, pionieren en vlotvaren.
De kampstaf ontvangt, informeert en begeleidt kampeerders en bezoekers tijdens de weekends en weken in het seizoen. De kampstaf is het aanspreekpunt voor kampeerders en bezoekers, voor informatie over Ada's Hoeve en omgeving, voor uitlenen en afrekenen van materialen t.b.v. activiteiten, voor verkoop van Scoutshop-artikelen, voor het verzorgen van een aantal activiteiten, voor het noteren (en afrekenen) van reserveringen.
Ook signaleert de kampstaf technische gebreken aan het terrein, de voorzieningen en eventueel de gebouwen en voert kleine reparaties uit of verricht lichte onderhoudswerkzaamheden. Tot slot controleert de kampstaf het terrein en de gebouwen bij vertrek van kampeerders.
Ter voorbereiding van de kampstaftaken tijdens de weekends en weken is er in het voorjaar en het najaar een kampstafdag waarbij we ook het kampeerterrein seizoensklaar maken of het seizoen afsluiten. Op de dag in het voorjaar vindt veel informatie- uitwisseling plaats en zijn er soms workshops. We gebruiken de dag in het najaar om te evalueren. Dit alles om het voor kampstaf zo handig en aangenaam mogelijk te maken hun functie als kampstaf uit te kunnen oefenen.
De coördinatoren bos- en terreinbeheer en opstallen en materiaal werken samen met een vast klusteam dat zeer veelzijdige taken uitvoert die samenhangen met het onderhoud van bos, terrein, opstallen en materiaal op het kampeerterrein. Daarnaast zijn er ook incidentele klussers, die geen deel uitmaken van het vaste klusteam, maar hun specifieke expertise met plezier inzetten. Jaarlijks organiseren de coordinatoren in de winterperiode zogenaamde winterwerkdagen waarin een ieder kan werken aan de klussen die op stapel staan of waarvoor specifieke expertise handig is. Voor iedereen is wat te doen: er is altijd genoeg opruimwerk binnen en buiten onder het motto: vele handen maken licht werk.
Naast het klusteam zijn er stammen die jaarlijks een vaste klus voor hun rekening nemen, zoals zagen, loodgieterswerk en werken aan electriciteitswerk of schilderen van de trekkershutten. In 2005 zijn veel klussers bezig met het realiseren van de IBA. Ook loopt er een aantal zogenaamde adoptie-projecten: het onderhouden van de totempaal op het Jongensveld, het onderhouden van de kampvuurkuil en het repareren en onderhouden van de poorten op de Leidersvelden. Voor een aantal projecten zoeken we nog een enthousiastelingen!